Les récompenses accordées aux employés sont-elles imposables ? Guide de l'employeur sur les règles relatives aux programmes de reconnaissance

Les nouveaux clients posent souvent la question suivante : les récompenses accordées aux employés sont-elles imposables ? Dans l'affirmative, quelles sont les obligations de l'employeur dans le cadre d'un programme de reconnaissance des salariés ?

Soyons réalistes : tout le monde aime être reconnu au travail. Qu'il s'agisse d'une carte-cadeau bien pensée, d'un gadget cool ou simplement d'un "merci" sincère, les récompenses accordées aux employés peuvent faire une grande différence sur le plan du moral. Mais avant de commencer à distribuer des prix comme s'il s'agissait d'un jeu télévisé, il est important de comprendre comment ces récompenses sont imposées. Les règles diffèrent d'une administration fiscale à l'autre, et l'IRS aux États-Unis et l'ARC au Canada ont chacun leur propre conception de ce qui est considéré comme un avantage imposable et de ce qui donne droit à un allègement fiscal.

Les programmes de reconnaissance des employés sont un moyen fantastique de stimuler l'engagement et de montrer son appréciation, mais le traitement fiscal de ces récompenses bien intentionnées varie en fonction de ce qui est donné. Les cartes-cadeaux sont-elles toujours imposables ? Qu'en est-il des marchandises ou des primes en espèces ? Et les petits avantages tels qu'un café gratuit ou des billets d'entrée à un événement peuvent-ils passer inaperçus ? Ce guide explique tout cela d'une manière facile à comprendre, afin d'aider les employeurs à rester en conformité tout en s'assurant que les employés tirent le meilleur parti de leurs récompenses.

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🇺🇸 États-Unis : Traitement par l'IRS des récompenses accordées aux employés

Aux États-Unis, l'IRS considère généralement la plupart des récompenses accordées aux salariés comme des revenus imposables, à moins qu'elles ne relèvent d'exemptions spécifiques.

1. Cartes-cadeaux et équivalents en espèces

Les cartes-cadeaux et les récompenses en espèces (telles que les cartes de débit prépayées) sont toujours imposables, quelle que soit l'occasion. L'IRS les considère comme une rémunération en espèces, de sorte que leur valeur est ajoutée au salaire brut de l'employé et soumise à l'impôt, tout comme un chèque de paie.

2. Attribution de biens meubles corporels

Certaines récompenses non pécuniaires peuvent donner droit à des avantages fiscaux si elles répondent aux critères de l'IRS concernant les "employee achievement awards" (récompenses pour les réalisations des employés). Pour être éligible, la récompense doit

• Reconnaître la durée de service ou une réalisation en matière de sécurité.
• être donnés de manière significative (et non pas simplement glissés dans un chèque de paie).
• Ne pas être une forme déguisée de compensation.
• faire partie d'un plan qualifié écrit (pour les seuils d'exonération fiscale les plus élevés).

Le plafond exonéré d'impôt est de 1 600 $ par employé et par an dans le cadre d'un régime qualifié et de 400 $ par employé et par an dans le cadre d'un régime non qualifié. Toute somme supérieure est imposable.

3. Prestations de minimis

Les petits avantages occasionnels - comme les dindes de Noël, les fleurs ou les billets d'entrée à un événement occasionnel - peuvent être exonérés d'impôt en tant qu'avantages de minimis. Mais ne soyez pas trop généreux : Les cartes-cadeaux, aussi petites soient-elles, ne sont pas admissibles et doivent être imposées.

4. Déclaration et retenue

Toute récompense imposable doit être déclarée sur le formulaire W-2 de l'employé, et les employeurs doivent retenir les impôts applicables.

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🇨🇦 Canada : Traitement par l'ARC des récompenses accordées aux employés

L'Agence du revenu du Canada (ARC) considère également la plupart des récompenses accordées aux salariés comme des avantages imposables, à quelques exceptions près.

1. Cartes-cadeaux et équivalents en espèces

Les cartes-cadeaux et les primes en espèces sont généralement imposables, mais il y a une lueur d'espoir : les cartes-cadeaux spécifiques à une marque qui ne peuvent être utilisées que chez un seul détaillant (ou dans des magasins affiliés) peuvent être considérées comme des cadeaux autres qu'en espèces et être exonérées d'impôt si elles répondent aux critères de l'ARC.

2. Récompenses non pécuniaires (biens meubles corporels)

Selon les règles de l'ARC, les cadeaux et récompenses autres qu'en espèces peuvent être exonérés d'impôt si

• Ils sont destinés aux anniversaires de travail, aux services exceptionnels ou à d'autres réalisations similaires.
• La valeur totale de tous les dons autres qu'en espèces effectués au cours d'une année ne doit pas dépasser 500 dollars canadiens (taxes comprises). Tout montant excédentaire est imposable.
• Il ne s'agit pas de primes basées sur la performance, qui sont toujours imposables.

3. Dons de minimis

L'ARC autorise les petits cadeaux autres qu'en espèces, tels queles tasses à café, les plaques ou les fleurs, à être exonérés d'impôt si leur valeur est considérée comme insignifiante.

4. Prix d'ancienneté

Les salariés peuvent recevoir une fois tous les cinq ans une prime d'ancienneté en franchise d'impôt, à condition que sa valeur soit inférieure ou égale à 500 CAD et qu'elle réponde aux critères des cadeaux en nature. Toute somme supérieure est imposable.

5. Déclaration et retenue

Toute récompense imposable doit être déclarée sur le feuillet T4 de l'employé, et l'employeur doit retenir les impôts appropriés.

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Principales différences entre les États-Unis et le Canada

Cartes-cadeaux

États-Unis (IRS) : Toujours imposable

Canada (CRA) : Exempt d'impôt si le détaillant est spécifique et s'il remplit les conditions de l'ARC

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Prix en espèces

États-Unis (IRS) : Toujours imposable

Canada (CRA) : Toujours imposable

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Prix tangibles

États-Unis (IRS) : Exonéré d'impôt s'il est inférieur à 1 600 $ (régime qualifié) ou 400 $ (régime non qualifié).

Canada (CRA) : Non imposable si moins de 500 $ CAD (autre qu'en espèces)

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Dons de minimis

États-Unis (IRS) : Les petits dons autres qu'en espèces sont exonérés d'impôt

Canada (CRA) : Les cadeaux anodins ne sont pas imposables

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Prix d'ancienneté

États-Unis (IRS) : Exonération fiscale sous certaines conditions

Canada (CRA) : Non imposable tous les 5 ans si ≤ 500 $ CAD

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Comment Qarrot peut aider à la déclaration d'impôts

En tant que plateforme de reconnaissance des employés, Qarrot offre aux employeurs la possibilité de produire des rapports et d'obtenir les données nécessaires à la déclaration fiscale des employés. Par exemple, les employeurs peuvent consulter et télécharger les données relatives aux récompenses des employés, qui comprennent la valeur de toutes les récompenses reçues par les employés au cours de l'année fiscale de votre entreprise. Ces données sont disponibles au format .csv et .xls, de sorte qu'elles peuvent être facilement transmises à vos services financiers, comptables et de paie pour l'établissement des rapports requis.

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Conclusion

Personne n'aime les impôts inattendus, surtout lorsqu'on pensait recevoir une belle récompense. L'IRS et l'ARC ont des règles strictes sur ce qui est considéré comme un avantage imposable, en particulier lorsqu'il s'agit de cartes-cadeaux et de récompenses en espèces. Ne soyez donc pas pris au dépourvu. En tant qu'employé, vous devez examiner attentivement comment les règles fiscales peuvent s'appliquer à votre programme de reconnaissance des employés afin d'en maximiser les avantages tout en respectant les règles fiscales. En cas de doute, nous conseillons toujours à nos clients de consulter un fiscaliste avant de lancer leur programme auprès des employés. L'utilisation d'une plateforme de reconnaissance des employés comme Qarrot peut simplifier la déclaration d'impôts grâce aux données téléchargeables sur les échanges de vos employés.

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