Qu'est-ce qui définit une bonne expérience pour l'employé dans un environnement de travail hybride/à distance ?
Au début du printemps 2020, la pandémie de COVID-19 a bouleversé la vie telle que nous la connaissions. Les écoles ont fermé, le papier hygiénique a disparu et des milliers d'employés se sont soudain retrouvés à travailler depuis la table de la cuisine. Toutefois, comme l'ont rapidement constaté bon nombre de ces télétravailleurs improvisés et leurs employeurs, tous les environnements de travail à domicile ne sont pas égaux. Le travail à distance semble être une activité confortable, mais il faut une bonne combinaison de facteurs pour que l'emploi virtuel soit bénéfique pour les deux parties.
Si vous envisagez d'offrir à votre personnel un travail hybride ou entièrement à distance, prenez note des qualités qui favorisent un environnement de travail virtuel productif et stimulant pour le moral.
1. La flexibilité est une pierre angulaire.
Tout le monde ne veut pas travailler à domicile tout le temps, et certains ne veulent pas travailler à domicile du tout. Plutôt que de traiter dans l'absolu, donner le choix à vos employés leur permet de prendre la décision qui correspond à leurs besoins et à leurs préférences.
Selon votre secteur d'activité, cela n'est pas toujours possible. Les enseignants, par exemple, ne peuvent pas facilement passer de la salle de classe au bureau à domicile. En revanche, les comptables, les avocats et même les thérapeutes peuvent accomplir au moins une partie de leurs tâches sans se rendre physiquement au travail.
Réfléchissez à la souplesse dont vous pouvez faire preuve pour offrir des options de travail à distance à votre personnel. Lorsque vous le pouvez, laissez vos employés choisir si et quand ils veulent profiter de la possibilité de travailler virtuellement.
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2. Les attentes sont clairement définies.
Les employés sont plus susceptibles de donner le meilleur d'eux-mêmes lorsqu'ils savent ce que l'on attend d'eux, en particulier lorsque l'environnement de travail change ou lorsqu'ils n'ont pas de responsables ou de superviseurs à proximité pour leur donner des conseils directs.
Si vous optez pour un environnement hybride, dans lequel les employés sont parfois au bureau et parfois à la maison, votre personnel doit savoir quels jours il peut travailler à distance, quand il doit se présenter en personne et quels protocoles il doit suivre lorsqu'il choisit de rester à la maison.
Même dans le cas d'une installation à distance, les paramètres doivent être clairs comme de l'eau de roche. Les employés doivent-ils toujours se présenter à une certaine heure ? Dans l'affirmative, comment vous feront-ils savoir qu'ils ont pointé depuis leur domicile ? Comment vous assurerez-vous qu'ils prennent les pauses prévues par la loi sans profiter d'une surveillance minimale ?
Déterminez à quoi ressemble une situation de travail hybride ou virtuelle réussie du point de vue de votre entreprise et des parties prenantes. Élaborez ensuite des lignes directrices faciles à suivre pour vos employés.
Veillez toutefois à ce que vos attentes soient équitables. L'un des grands attraits du travail à distance est la liberté qu'il offre ; évitez donc de faire de la microgestion inutilement. Exiger que le personnel s'habille de manière professionnelle pour les réunions Zoom est raisonnable, mais leur interdire de porter un pyjama lorsqu'ils envoient des courriels est un peu exagéré.
3. Les employeurs aident à la logistique.
En particulier si votre entreprise n'est passée que récemment au travail à distance, vos employés ne sont peut-être pas tout à fait prêts. Croyez-le ou non, tout le monde ne dispose pas d'un ordinateur ou d'une connexion WiFi à la maison, ni d'un espace de travail sans distraction en dehors du bureau.
Prenez de l'avance sur ces questions en demandant directement aux employés si leur domicile est prêt pour le travail à distance, et faites l'inventaire des moyens que vous pourriez mettre en œuvre pour les aider à y parvenir. Votre entreprise peut-elle se permettre d'accorder des allocations pour le travail à distance ? Pouvez-vous investir dans des technologies telles que des casques sans fil ou des ordinateurs portables ?
Il est également important de savoir que les employés W2 ne peuvent pas déduire de leurs impôts les dépenses liées au travail à domicile. S'ils doivent payer des équipements, du mobilier, des logiciels ou des services publics supplémentaires pour effectuer le travail qu'ils font pour vous, vous êtes le seul à pouvoir leur rembourser ces frais. Prenez soin de votre personnel - en particulier si le travail à distance est une obligation - et il prendra soin de vous sous la forme d'une fidélité à l'entreprise et d'une productivité accrue.
4. Le soutien est étendu de manière proactive.
Outre les allocations ou les remboursements, les employés à distance ont besoin de savoir que les mêmes ressources que celles dont ils disposaient au bureau sont toujours disponibles à domicile. Dans un environnement de travail hybride ou à distance, ne partez pas du principe qu'aucune nouvelle n'est une bonne nouvelle : votre personnel peut être en difficulté, mais ne pas se sentir suffisamment à l'aise pour vous le dire.
Tendez régulièrement la main à vos employés et prenez de leurs nouvelles. Faites-leur savoir comment ils peuvent accéder aux ressources humaines, aux superviseurs, aux cadres supérieurs et à l'assistance technique. Demandez-leur comment ils s'en sortent et ce qui pourrait améliorer l'expérience du travail à distance dans son ensemble.
C'est également un excellent moyen de vérifier si le travail à distance vaut la peine d'être proposé à long terme. Si vos employés s'adaptent bien et maintiennent ou dépassent leurs performances au bureau, vous aurez réussi à moderniser le modèle de travail de votre entreprise.
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5. La patience est un pilier de l'entreprise.
La transition vers le travail à distance, même dans la meilleure des situations, s'accompagne inévitablement de difficultés. Il faut également comprendre que les frontières entre la vie personnelle et la vie professionnelle de vos employés s'estompent quelque peu. Il se peut que leur Internet tombe en panne de temps à autre, ou qu'un enfant en bas âge se dandine devant la caméra lors d'une importante réunion Zoom.
Ces choses sont inévitables, même pour vous, alors autant les prendre à bras-le-corps. Vos collaborateurs apprécieront que vous reconnaissiez qu'ils sont des êtres humains et ils vous seront reconnaissants de reconnaître votre propre humanité.
Cela ne signifie pas que les attentes en matière de bienséance et de responsabilité sont négligées ; cela signifie simplement que vous cultivez intentionnellement une culture d'entreprise qui reconnaît la réalité d'un environnement de travail hybride ou virtuel.
En résistant à l'envie de faire preuve de discipline là où vous pouvez faire preuve d'humour ou de compassion, vous améliorerez l'expérience du travail à distance, tant pour vous que pour votre personnel. En considérant ces moments comme des occasions de nouer des liens, vous renforcerez les relations, en apprendrez davantage sur vos employés et ferez un investissement inoubliable (et peu coûteux) dans votre ressource numéro un : le capital humain.
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Conclusion
Certaines entreprises utilisent un modèle de travail hybride ou entièrement virtuel depuis deux ans, tandis que d'autres commencent tout juste à franchir le pas. Quoi qu'il en soit, il est désormais évident que le travail à distance est là pour durer.
La mise en œuvre d'options de travail virtuel est un processus d'apprentissage, tant pour la direction que pour le personnel. N'ayez pas peur d'innover et de vous adapter au fur et à mesure. Tant que vous restez patient et flexible, vous garantirez une bonne expérience et un environnement sain aux employés qui travaillent à distance.
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